Una dintre cele mai mari avantaje ale certificării de grup este modul în care funcționează auditul. În loc să treaca fiecare firma printr-un audit individual complet (care poate fi costisitor și consumator de timp), grupul este auditat ca un tot unitar, iar membrii sunt verificați prin esantionare. Această abordare reduce semnificativ costurile și efortul pentru fiecare participant.
Cum functioneaza auditul de grup
În certificarea de grup, auditul extern se desfasoara la doua niveluri:
1. Auditul biroului central (administratorul)
Auditorul verifică sistemul de management al grupului, procedurile de admitere și monitorizare a membrilor, evidența centrala și conformitatea cu standardul.
2. Auditul prin esantionare a membrilor
În fiecare an, un esantion de membri este selectat pentru verificare la fata locului. Nu toți membrii sunt auditati în fiecare an, dar toți pot fi selectati.
Cum functioneaza esantionarea
Standardele FSC® sau PEFC stabilesc reguli clare pentru selectia membrilor auditati:
- Radacina patrata din numărul total de membri (ex: 16 membri = 4 auditati)
- Membrii noi sunt prioritizati pentru audit
- Membrii cu neconformitati anterioare au sanse mai mari de selectie
- Selectia urmărește să acopere diferite tipuri de activități din grup
- In timp, toti membrii vor fi auditati cel putin o data
Ce se verifică la un membru
Cand un membru este selectat pentru audit, auditorul va verifică:
- Sistemul de trasabilitate (evidenta materialelor certificate)
- Separarea corecta a materialelor certificate de cele necertificate
- Documentele justificative (facturi, avize, certificate furnizori)
- Instruirea personalului si cunoasterea procedurilor
- Aplicarea procedurilor stabilite de grup
- Utilizarea corecta a logo-ului și mentiunilor de certificare
Avantajele auditului de grup
Costuri impartite
Costul auditului extern este împărțit între toți membrii grupului, nu suportat individual.
Frecventa redusa
Nu ești auditat în fiecare an. Poti fi selectat doar o data la câțiva ani.
Pregatire asistata
Administratorul de grup te ajuta să te pregatești și îți ofera suport în timpul auditului.
Audit intern prealabil
Înainte de auditul extern, administratorul face verificari interne pentru a detecta probleme.
Cum te pregatesti pentru audit
Tine evidența la zi a tuturor achizițiilor și vânzărilor de materiale certificate
Pastreaza toate documentele organizate si usor accesibile
Asigura-te ca personalul știe ce înseamnă certificarea și cum funcționează
Verifică ca separarea materialelor este clara și documentata
Actualizeaza lista furnizorilor si verifica validitatea certificatelor lor
Participa la verificarile interne organizate de administrator
Ce se întâmplă daca ai o neconformitate
Daca auditorul găsește o neconformitate la un membru, această nu afecteaza automat întregul grup. Procesul este:
- Neconformitatea este comunicata membrului și administratorului
- Se stabileste un termen pentru corectare (de obicei 30-90 zile)
- Membrul implementeaza actiunile corective
- Administratorul verifica implementarea
- La urmatorul audit, auditorul confirma corectarea
Neconformitatile majore nerezolvate pot duce la excluderea din grup. De aceea este important să actionezi rapid și să ceri ajutorul administratorului.
Concluzie
Auditul de grup este unul dintre cele mai mari avantaje ale certificării colective. Beneficiezi de toate avantajele certificării, dar cu un efort și un cost semnificativ mai mic. Cu suportul administratorului de grup și cu o bună organizare interna, auditul devine un proces simplu și predictibil.